Du bist frisch als Virtuelle Assistenz gestartet und hast dein erstes Gespräch mit einem potenziellen Kunden vereinbart – wie aufregend!
Gleichzeitig schwingen aber auch Fragen mit: Wie präsentiere ich mich richtig? Was sage ich zum Preis? Und was, wenn der Kunde nein sagt?
Keine Sorge! Mit etwas Vorbereitung kannst du dein Erstgespräch souverän führen und selbstbewusst auftreten.
Hier sind 5 Tipps, die dir helfen, dein Erstgespräch als Virtuelle Assistenz erfolgreich zu meistern.
Tipp 1: Bereite dich gründlich vor
Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete.
Bevor du in das Gespräch gehst, informiere dich über das Unternehmen, die Branche und das Angebot deines potenziellen Kunden.
Überlege dir:
- Welche deiner Fähigkeiten sind besonders relevant für dieses Business?
- Welche Ergebnisse könntest du konkret erzielen?
- Wo siehst du mögliche Schwachstellen, bei denen du helfen kannst?
Je besser du vorbereitet bist, desto gezielter kannst du im Gespräch argumentieren.
Dein Kunde merkt sofort, ob du dich wirklich mit seinem Business auseinandergesetzt hast und das schafft Vertrauen.
Tipp 2: Kläre die Rahmenbedingungen
Ein Erstgespräch ist nicht nur Smalltalk, sondern auch die Basis für eine mögliche Zusammenarbeit.
Deshalb solltest du klare Rahmenbedingungen ansprechen:
- Abrechnung: Arbeitest du auf Stundenbasis oder mit festen Paketpreisen?
- Zahlung: Vorkasse oder stellst die Rechnung am Ende des Monats?
- Kleinunternehmerregelung: Wenn du diese nutzt, erwähne es transparent.
- Verfügbarkeit: Für wie viele Stunden in der Woche benötigt der Kunde Unterstützung und wie viele Stunden kannst du ihm einräumen? Müssen bestimmte Deadlines eingehalten werden oder kannst du die Aufgaben flexibel bearbeiten?
- Kommunikation: Wann bist du erreichbar und auf welchem Weg (z. B. E-Mail, Slack, Zoom)?
- Vertrag: Besprecht auch, welche Verträge ihr nutzt und mögliche Vertragsbedingungen.
Das mag am Anfang etwas unangenehm wirken, zeigt aber Professionalität.
Je klarer du die Bedingungen im Vorfeld klärst, desto einfacher und entspannter läuft die Zusammenarbeit später.
Tipp 3: Stelle gezielte Fragen
Viele vergessen im Erstgespräch, dass nicht nur der Kunde Fragen stellen darf, sondern du genauso.
Gezielte Fragen helfen dir, die Anforderungen besser zu verstehen und den Bedarf des Kunden realistisch einzuschätzen.
Beispiele für gute Fragen:
- Welche Aufgaben sollen langfristig ausgelagert werden?
- Wie sind die aktuellen Abläufe organisiert?
- Was ist dem Kunden besonders wichtig – Schnelligkeit, Kreativität oder Zuverlässigkeit?
- Wie wird der Erfolg der Zusammenarbeit gemessen?
Diese Fragen zeigen, dass du mitdenkst und nicht einfach nur „ausführst“.
So hebst du dich von anderen VAs ab und positionierst dich als strategischer Partner.
Tipp 4: Sei authentisch und zeig Persönlichkeit
Natürlich willst du professionell wirken, aber du musst dich nicht verstellen.
Menschen buchen keine Lebensläufe, sondern Persönlichkeiten.
Sprich über deine Erfahrungen, aber auch darüber, was dich motiviert und was dir an der Zusammenarbeit wichtig ist.
Wenn du locker und ehrlich bleibst, entsteht schnell eine vertrauensvolle Atmosphäre.
Authentizität ist ein Wettbewerbsvorteil! Besonders in einem Markt, in dem viele VAs ähnliche Dienstleistungen anbieten.
Tipp 5: Verabschiede dich professionell
Wenn das Gespräch zu Ende geht, ist dein Auftritt noch nicht vorbei.
Bedanke dich für das Gespräch, fasse die wichtigsten Punkte kurz zusammen und sende im Anschluss eine E-Mail mit einer kurzen Zusammenfassung:
Was wurde besprochen? Welche nächsten Schritte folgen?
So bleibst du im Gedächtnis und zeigst, dass du zuverlässig bist.
Wenn der Kunde noch zwischen mehreren VAs überlegt, kann genau diese Nachbereitung den Unterschied machen.
Fazit
Das erste Gespräch mit einem potenziellen Kunden ist immer spannend und ja, ein bisschen Nervosität gehört dazu.
Aber mit einer guten Vorbereitung, klarer Kommunikation und einem authentischen Auftreten hast du alles, was du brauchst, um zu überzeugen.
Und selbst wenn es nicht sofort zu einer Zusammenarbeit kommt: Jedes Gespräch bringt dich weiter, macht dich sicherer und hilft dir, deine Positionierung zu schärfen.
